做外貿(mào)如何高效回復(fù)老外詢盤

2015-02-10 分類：網(wǎng)站建設(shè)

通過谷歌seo，自己外貿(mào)官網(wǎng)，外貿(mào)軟件開發(fā)客戶，詢盤促成訂單成交，一直是許多外貿(mào)人追求的目標(biāo)。但在詢盤這個(gè)環(huán)節(jié)，我們往往會(huì)遇到多個(gè)問題，今天，我們就詢盤分析和客戶辨別等做一個(gè)全面的分析。并針對(duì)性地跟大家分享一下如何高效回復(fù)詢盤~

一、判別買家發(fā)送詢盤的動(dòng)機(jī)

買家大致分以下幾種類型：

1、明確目的型：

這類客戶是真正有需要的一類，這點(diǎn)可通過他們?cè)儐柕膬?nèi)容可以看出來，如果問的比較具體，如產(chǎn)品的款式、顏色、功能、包裝、認(rèn)證、特定的參數(shù)、交貨期、訂單數(shù)量等，都可看出這類客戶是誠意度較高的。

2、潛在客戶型：

A、有些客戶有了供應(yīng)商，想再增加幾個(gè)供應(yīng)商，或者與原供應(yīng)商合作不愉快，想換一個(gè)供應(yīng)商，因此發(fā)送詢盤尋找合適的供應(yīng)商。

B、有些客戶以前從其它市場(chǎng)進(jìn)口商品，聽說中國商品物美價(jià)廉，所以發(fā)詢盤了解商品的價(jià)格等情況。

C、有些客戶暫時(shí)手頭沒單，但預(yù)先了解一下市場(chǎng)情況，以備不時(shí)之需。

D、有些在本國是一個(gè)大的銷售商，需要在中國找一個(gè)好的OEM工廠幫他做貼牌生產(chǎn)，因此發(fā)詢盤了解一下。

E、有些經(jīng)銷商產(chǎn)品做的很雜，看到什么產(chǎn)品賺錢就，因此發(fā)詢盤收集一些想要的產(chǎn)品。

3、無明確目標(biāo)型：

有些買家剛?cè)胄校膊恢袊裁串a(chǎn)品好做，因此發(fā)詢盤廣泛收集資料，無非就是要產(chǎn)品價(jià)格、圖片等。

4、垃圾類型：

A、有些客戶并不是真正想做生意，只是想得到一兩個(gè)免費(fèi)樣品。

B、有些是借詢盤之名，看似要和你做生意，實(shí)際上是騙你幫他辦理邀請(qǐng)函。

C、有些詢盤，把你引到某個(gè)網(wǎng)站上登陸，目標(biāo)是騙你的帳號(hào)等。

明白了客戶發(fā)詢盤的目的與意圖，你就知道為什么我們回復(fù)了客戶，但有些客人不回復(fù)你的原因了吧！

二、區(qū)分買家的身份

為什么有些買家聯(lián)系了幾次就沒有音了？還有的是客戶一直在聯(lián)系，就是不下單，這到底是什么，這得從客戶的客戶身份不同說起。

我們知道人的身份不同，在談生意時(shí)的關(guān)注點(diǎn)不同，大老板與小老板做生意的所關(guān)注的地方不同，打工的與當(dāng)老板出發(fā)點(diǎn)也不一樣，因此買家的身份不同，在處理訂單的價(jià)格、訂單的快慢就不同，主要可分下面幾類：

1、零售商（Retailer）

一般訂單較小，但下單頻率快，要貨急，主要關(guān)注價(jià)格、交貨期，當(dāng)然質(zhì)量也是需要的。他們一般也不太會(huì)關(guān)注賣家實(shí)力多大，公司研發(fā)能力等，覺得你還專業(yè)，溝通暢通，靠譜，下單一般很快。目前在網(wǎng)上大多數(shù)是這類客戶。以前做外貿(mào)時(shí)，這類客戶碰到最多，從收到詢盤到收到TT款，一般三五天就下單，最多半個(gè)月搞掂。

2、貿(mào)易商（Trader）

對(duì)價(jià)格較敏感，很多在中國某城市有采購辦事處，對(duì)中國市場(chǎng)相當(dāng)熟悉，因此他們會(huì)找很多供應(yīng)商，從中挑選有競(jìng)爭(zhēng)力的賣家，所以有時(shí)雖聊了很久，但可能最終沒有選擇你，也許是你溝通問題，也許是你價(jià)格問題，還有可能把你列入了潛在供應(yīng)商列，他們手上一般都有訂單，一般會(huì)在溝通半個(gè)月到一個(gè)月時(shí)間，會(huì)有訂單。

3、OEM進(jìn)口商

對(duì)質(zhì)量要求是較高的，因?yàn)槟銕退麄兩a(chǎn)，然后貼他們的牌子在當(dāng)?shù)劁N售，當(dāng)然對(duì)質(zhì)量是嚴(yán)的，一般量大，訂單較穩(wěn)，主要關(guān)心你公司的R&D能力，工廠規(guī)模、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品認(rèn)證、售后服務(wù)等。

以前我們公司就是靠這類進(jìn)口商做大的，從三十多人的小工廠不到兩年時(shí)間內(nèi)擴(kuò)大到1500人的工廠，70%的訂單來自于這個(gè)客戶。

4、連鎖超市(supermarket)

類似于沃爾瑪、家樂福等連鎖超市，一般量大，周期較長，而且不會(huì)在網(wǎng)上給你下單，網(wǎng)上只是先期聯(lián)系的環(huán)節(jié)，還要經(jīng)過篩選環(huán)節(jié)，面談考察環(huán)節(jié)，最后才可能下單，運(yùn)氣好的話也得三個(gè)月到半年才能搞掂，作為持久戰(zhàn)準(zhǔn)備吧。

明白了客戶身份，我們就知道，為什么有些客戶是只起風(fēng)，不下雨;了吧。

三、辯別詢盤的要點(diǎn)

前面把詢盤進(jìn)行了分類，但我們是依據(jù)哪些方面來判斷的呢，如何判斷呢？大致可從這三個(gè)方面：

1、詢盤的內(nèi)容

收到一封詢盤時(shí)，判斷客戶有沒有實(shí)單、訂單大小，需求緩急，可以通過詢盤的內(nèi)容或一兩次的溝通看出來的。主要從這幾個(gè)方面來看：

A、郵件標(biāo)題：可體現(xiàn)買家的仔細(xì)，禮貌，也可看是他是群發(fā)的詢盤，還是單獨(dú)發(fā)給你一家的。

B、產(chǎn)品名稱：如果提到具體產(chǎn)品型號(hào)、功能、技術(shù)參數(shù)、顏色、包裝等細(xì)節(jié)，說明客人是很有誠意的。

C、訂單數(shù)量：如問到起MOQ是多少、價(jià)格多少，一般來說，這個(gè)客戶的開始訂單量不大，但應(yīng)該有明確需要了。

D、產(chǎn)品認(rèn)證：客人對(duì)產(chǎn)品認(rèn)證很關(guān)心，問有沒通過他提出的認(rèn)證，說明客戶可能走超市或其它渠道，訂單量應(yīng)該不錯(cuò)。

E、關(guān)鍵部件或功能：說明客戶有明確的需求，只是在物色一個(gè)好的供應(yīng)商。

F、交貨時(shí)間：如果客戶明確問到交貨時(shí)間、付款方式，也可看出是有實(shí)單在手的，而且可能有點(diǎn)急。

通過郵件的蛛絲馬跡可以判斷出一些客人心理狀況的，本來做銷售的就是要懂得一點(diǎn)心理學(xué)，記得于丹也說過一句話一個(gè)人內(nèi)心缺失的，就會(huì)他所關(guān)注的;，當(dāng)然除了內(nèi)容為王;外，還可以其它方面去分析。

2、客戶的聯(lián)系方式

A、公司名稱：如果想進(jìn)一步確定某公司，可以在網(wǎng)上查一下，一般都會(huì)有結(jié)果的，如果網(wǎng)上查不到，說明該公司可能剛起步，也可能不太注重電子商務(wù)。

B、聯(lián)系電話：如果電話、傳真都是一個(gè)號(hào)，可反映公司小，一般大點(diǎn)公司，傳真與電話是會(huì)不一樣的。

C、辦公地址：公司地址寫的清清楚楚，包括幾棟幾號(hào)，可看出這一家正規(guī)公司試著通過google地圖查一下，可看出公司大小。

D、網(wǎng)站信息：一般來說，正規(guī)公司會(huì)用企業(yè)郵箱，除非他不想讓你知道，你可以通過企業(yè)郵箱或網(wǎng)址去了解客戶，這是一個(gè)很好的方法，可初步判斷出公司實(shí)力、產(chǎn)品范圍、銷售渠道等。

3、詢盤IP地址

一般從阿里巴巴網(wǎng)站上收到的詢盤，大都有IP地址。通過http://whois.webmasterhome.cn可以測(cè)出來發(fā)郵件的客戶來自哪個(gè)國家，例如有些客戶說是在美國，但通過一查原來是在非洲一個(gè)國家。

四、如何處理詢盤

前面分析詢盤的真假、虛實(shí)，其分析的目的都是為了更好的與客戶溝通，做到有的放矢，不致于事倍功半。分析后該如何處理這些詢盤呢，主要從這幾個(gè)方面來做：

1、垃級(jí)型詢盤：

對(duì)于外貿(mào)的新手，可以借此練練英文寫作水平，畢竟老外的英文寫作不錯(cuò)。但不要抱什么希望。

2、無明確目標(biāo)型：

可以建立一個(gè)回復(fù)的模板，發(fā)送時(shí)稍稍改動(dòng)一下稱呼，就可以發(fā)出去了，根本不占用你的時(shí)間。

當(dāng)然這類客戶還是報(bào)一點(diǎn)希望的，因?yàn)槲覀冞€不能完全清楚他們的意圖，可能有些客戶他自已也是剛做采購這塊，不太懂得如何去寫郵件和交流，所以寫出來很隨意。我曾就和印度客戶做過幾次生意，都是在覺得這客戶不靠譜的情緒下回的，但通過幾次溝通，客戶居然還給我下單了。

3、潛在客戶型：

A、多引導(dǎo)式提問與溝通，了解客戶信息，可以要他們的MSN，skype號(hào)等。

B、在溝通過程中，要體現(xiàn)專業(yè)與耐心，他們也許兩三個(gè)月內(nèi)有訂單，有可能半年后才有訂單，作好打持久戰(zhàn)的準(zhǔn)備。

C、定期關(guān)懷：

可以建立一個(gè)檔案，把那些沒有成交的客戶信息收集一下，每隔一段時(shí)間給他們發(fā)一些促銷郵件，告訴他們現(xiàn)在的產(chǎn)品的價(jià)格，有沒什么特價(jià)。一方面會(huì)給人留下深刻印象，另一方面用利益來驅(qū)動(dòng)客戶。

利用假節(jié)時(shí)，發(fā)一些祝福賀卡與祝福的話，以情;來打動(dòng)你的客戶，人心都是肉長的，你對(duì)客戶真誠，客戶是可以感覺到的，而且老外更會(huì)對(duì)你投之以桃，報(bào)之以李;。

4、目標(biāo)明確型：

A、第一時(shí)間回復(fù)，但并不是馬上回復(fù)，可根據(jù)國家時(shí)差不同，分時(shí)間來處理。最好是24小時(shí)內(nèi)回復(fù)客戶。例如你早上打開郵箱，收到一個(gè)法國的詢盤，你完全可以在下午14：00鐘去回復(fù)客戶。

B、針對(duì)客戶提出的問題，要作出準(zhǔn)確的回答，給人效率與專業(yè)的感覺。

C、在回復(fù)時(shí)要體現(xiàn)出公司的實(shí)力與誠意，讓客戶感覺與這家公司合作可靠與踏實(shí)。

五、如何提高詢盤的回復(fù)率

回復(fù)客戶的郵件在第一封是非常關(guān)鍵的，好比給人的第一印象一樣，有時(shí)就是衣貌取人;，很多買家就是根據(jù)你的第一次回復(fù)郵件來篩選回復(fù)的對(duì)象，因此對(duì)我們來說，很重要。大致要注意的這樣幾點(diǎn)：

1、回復(fù)的專業(yè)度：

你在回復(fù)郵件時(shí)，是否真正了解自己的產(chǎn)品，對(duì)客人提到的關(guān)于產(chǎn)品參數(shù)、功能、認(rèn)證、方案等是否有一個(gè)清晰的了解，如果一個(gè)業(yè)務(wù)員對(duì)產(chǎn)品都不熟，如何才能讓客人相信你呢，誰也不愿意把自己身體交給一個(gè)實(shí)習(xí)醫(yī)生去治，客戶也是同樣的心理。

2、制造亮點(diǎn);：

如果在回復(fù)郵件中沒有什么突出的亮點(diǎn)，那如何在眾多的郵件堆中給客人印下深刻印象呢，老外都喜歡專業(yè)化、個(gè)性化的，好比選秀一樣，與眾不同的東西才能給別人留下成都印象。大致可以從這樣幾個(gè)方面注意：

A、公司介紹：在介紹公司時(shí)，可以把公司規(guī)模、參展情況、知名客戶、研發(fā)能力、認(rèn)證情況亮;出來，這些都是可以讓客人對(duì)你加分的方面。

B、專業(yè)報(bào)價(jià)：根據(jù)以前分析的，不同國家、不同身份客戶對(duì)價(jià)格敏感度不同，因此報(bào)價(jià)時(shí)要具體情況具體對(duì)待，根據(jù)訂單量、交貨時(shí)間、季節(jié)不同、貿(mào)易術(shù)語給出個(gè)性化的報(bào)價(jià)，當(dāng)然也要留有余地的報(bào)價(jià)。

C、清晰圖片：如果客戶要圖片，一定要比較清晰的圖片，而且多幾個(gè)不同方位的，一張好的圖片就是一個(gè)無聲的銷售員;，但要注意圖片容量大小，方便客戶瀏覽與接收。

D、設(shè)置簽名檔：把你公司的地址、電話、MSN、網(wǎng)站、郵箱、公司logo做一個(gè)簽名檔，高度體現(xiàn)專業(yè)。這是很多業(yè)務(wù)員忽視的一個(gè)地方，單憑這一點(diǎn)，就可以給客戶留下與眾不同的印象，老外喜新厭舊，追求個(gè)性化的東西。

3、注意禮貌性

A、格式規(guī)范：很多人忽視了一封郵件中的字體大小、格式排列等，這好比一個(gè)人穿衣，不注意整體形象，隨意搭配，會(huì)給人不好的印象，同樣一封郵件不考慮瀏覽者的感受，客人會(huì)反感的。

B、主題明確：如果不注意回復(fù)郵件時(shí)的標(biāo)題，會(huì)導(dǎo)致客戶以為是垃圾郵件，一直delete，可用:公司名+for產(chǎn)品名稱等。

C、4C的原則

生意人講究的是效率，假如寫得象懶婆娘裹腳―――又長又臭;，那等于謀財(cái)害命，因此簡潔、清楚是必須的，另外郵件不能出現(xiàn)單詞、語法的錯(cuò)別。

D、語氣禮貌：做生意要講究和氣生財(cái);，所謂先交朋友再做生意，語氣不要太生硬，學(xué)會(huì)用一些祈使句來表達(dá)委婉，另外在稱呼上也要注意，畢竟有些客戶是很在意的。對(duì)于有些滿足不了客戶需求的，不要一口氣回絕，也不要避而不談。而應(yīng)該婉約表達(dá)你的意思，或是給客戶一個(gè)不能滿足的解釋。

六、如何與客戶打交道

1、自己多做功課，少讓客戶做功課

多為客戶著想急客戶所急，想客戶所想;，客戶才會(huì)相信你，依賴你，才會(huì)持久與你合作，因?yàn)橥鈬鴦趧?dòng)力成本高，客人有時(shí)很忙，或有些客戶喜歡邊做生意邊享受生活，如果你幫他解決很多不必要的麻煩，他會(huì)覺得你很靠譜。

2、客戶郵件，是很好的免費(fèi)老師

你完全可以從客戶郵件中來判斷出客戶是新手，還是老手，性格等方面，所謂文如其人;嘛，然后因材施教;給客戶一些回復(fù)，讓他覺得和你交流起來臭味相投;。

3、學(xué)會(huì)換位思考

我們說分析是為了更好的溝通，當(dāng)你知道客戶的身份、目的等，學(xué)會(huì)站在客戶的角度來看待，這樣與客戶溝通起來才會(huì)暢通。我們有時(shí)不太理解客戶，暗自罵他們要求過份，太嚴(yán)，那只是因?yàn)槟悴涣私饪蛻簦粫?huì)換位思考。

4、贏在服務(wù)、贏在細(xì)節(jié)

每一次訂單的獲得，都是自己用心付出的回報(bào)，也只有時(shí)時(shí)把客戶放在心中，用心去服務(wù)客戶，在每個(gè)環(huán)節(jié)都能用心把控，你就比別人一次次優(yōu)秀，當(dāng)然，你的回報(bào)也是相當(dāng)豐厚的。

外貿(mào)業(yè)務(wù)是一個(gè)充滿挑戰(zhàn)與趣味的工作，每天的分析詢盤、回復(fù)、跟進(jìn)，這是一個(gè)重復(fù)、長期的過程，貴在堅(jiān)持，在對(duì)待詢盤這塊，只要把握正確的方法，才會(huì)有事半功倍;的效果，才會(huì)覺得外貿(mào)是一個(gè)多么有趣的事，因?yàn)槟闩c世界不同國家的人打交道，在一筆訂單中去升華自己，豐富自己，那當(dāng)然是一件很有趣的工作呢。（來源：e棧電商解讀）

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