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一、設(shè)置自動保存時(shí)間間隔
①單擊菜單欄中的“工具”—“選項(xiàng)”,打開“選項(xiàng)”對話框的“保存”選項(xiàng)卡(也可以在“另存為”對話框的“工具”菜單里執(zhí)行“保存選項(xiàng)…”命令打開)。
② 選中“自動保存時(shí)間間隔”項(xiàng)。
③ 在右側(cè)設(shè)置自動保存的時(shí)間間隔(范圍:1-120分鐘)。一般設(shè)置5-10分鐘最好,太短將頻繁占用內(nèi)存,太長則可能在出現(xiàn)意外后有較多的內(nèi)容不能被自動保存。
④ 單擊“確定”按鈕退出對話框。
二、恢復(fù)操作
Word意外關(guān)閉后,再次運(yùn)行Word2003,程序會自動打開“文檔恢復(fù)”任務(wù)窗格,左側(cè)列出了出現(xiàn)問題時(shí)正在編輯的文檔。當(dāng)鼠標(biāo)指針移到文檔名稱上, 將出現(xiàn)“這是原始文檔”和“這是自動恢復(fù)版本”的提示。其中“原始文檔”是最后一次手動保存的文件,而“自動恢復(fù)版本”來自恢復(fù)過程中已恢復(fù)的文件,或在 “自動恢復(fù)”保存過程中已保存的文件。
①單擊列表中需要保留文件右側(cè)的倒三角下拉按鈕。
②在打開的菜單中選擇“打開”,就可以直接打開被恢復(fù)的文檔繼續(xù)編輯;選擇“另存為”命令可以打開對話框換名存盤或覆蓋原文檔。如果任務(wù)窗格中顯示了多個(gè) 自動恢復(fù)文件,所有需要的文件都要按照上述方法“打開”或“另存為”。沒有進(jìn)行如此操作的文檔在Word2003退出時(shí)都將被自動刪除。
提示: “自動恢復(fù)”功能不能替代“保存”操作,處理完文檔后,還應(yīng)該保存文檔。如果重新啟動程序以后沒有看到自動恢復(fù)任務(wù)窗格,可以采用手工方法恢復(fù)文檔。存放 恢復(fù)文件的位置一般位于C:\ DocumentsandSettings\用戶名\ApplicationData\Microsoft\Word,如果存放恢復(fù)文件的文件夾中含有后 綴名為asd的文件,它就是Word2003自動保存的恢復(fù)文件,我們只要將文件的后綴由asd改為doc,即可用Word打開。
附:其他主要保存選項(xiàng)的說明:
① 保留備份:選擇此選項(xiàng),修改存盤時(shí)會生成一個(gè)名為“備份屬于”+原文件的擴(kuò)展名為。WBK的文件作為備份。備份副本與原文檔保存在同一個(gè)文件夾中,是最后 一次修改存盤的上一次備份。每次保存文檔時(shí),新的備份都會取代已有的備份。選擇“保留備份”選項(xiàng),Word將自動清除“快速保存”復(fù)選框,因?yàn)橹荒茉谶M(jìn)行 完整保存時(shí)創(chuàng)建備份。
②允許快速保存:選擇此選項(xiàng),只記錄對文檔所作的修改,由于保存的內(nèi)容較少,因此保存速度很快。但由于每次保存都記錄了文檔的更改,文檔的大小會隨著更改 次數(shù)的增加而增大,同時(shí)文檔中隱藏者保存著文檔的修改信息。完成文檔的編輯后,可清除此項(xiàng),以便完整地保存文檔。完整保存會減小文檔大小,但需要相對較長 的保存時(shí)間。
③ 允許后臺保存:選擇此項(xiàng),在保存文檔的同時(shí)能繼續(xù)使用Word。后臺保存將消耗額外的系統(tǒng)內(nèi)存,如果系統(tǒng)的內(nèi)存不多,可取消此項(xiàng)。
④ 嵌入TureType字體:將創(chuàng)建此文檔所用的TrueType(所見即所得)字體與文檔保存在一起,這樣,即使其他計(jì)算機(jī)中沒有安裝創(chuàng)建此文檔的字體, 打開此文檔時(shí),仍可用這些字體來查看和打印文檔。嵌入TrueType字體會增加文檔的尺寸,如果確認(rèn)你的文檔中沒有嵌入TrueType字體,就取消 “嵌入TrueType字體”復(fù)選框的選擇,如果嵌入了TrueType字體,可以同時(shí)選擇“只嵌入所用字符”和“不嵌入常用系統(tǒng)字體”復(fù)選框,只嵌入文 檔中使用的字體樣式,來減少文檔的尺寸。
⑤ 將Word文件保存為:該下拉列表中顯示出Word可以保存的文件格式,用戶可以從列表中選擇一種作為Word默認(rèn)保存的文件格式。
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