企業(yè)加速部署基于云的SaaS產(chǎn)品可以歸因于很多因素-全球疫情蔓延、過(guò)時(shí)的軟件和硬件，甚至僅僅是企業(yè)數(shù)據(jù)中心中的簡(jiǎn)單設(shè)備故障。

但是很快–如果還沒(méi)有，你的第一筆賬單也將到來(lái)。如果你是云服務(wù)新手，并且沒(méi)有適當(dāng)?shù)腟aaS成本管理控制措施，那么這份賬單可能會(huì)令人震驚。

IT員工可能不會(huì)將成本視為問(wèn)題，而將其視為財(cái)務(wù)處理的事項(xiàng)，但是SaaS賬單可能會(huì)增長(zhǎng)到甚至高級(jí)管理人員都注意的程度。最終，IT部門(mén)將不得不解釋這些新成本-誰(shuí)、什么、為什么等等。這僅僅只是開(kāi)始。

大多數(shù)云服務(wù)是按月計(jì)費(fèi)，這意味著這些成本對(duì)話將持續(xù)下去。也許你很幸運(yùn)并且使用量下降，所以你的賬單減少。但是，如果你的使用量增加，并且賬單也隨之增加，那么每個(gè)月與高級(jí)管理人員的對(duì)話會(huì)變得更加麻煩。

雖然你可以做一些事情來(lái)避免快速或計(jì)劃外的云遷移，但重要的是要記住最初的影響已經(jīng)產(chǎn)生。這里無(wú)法重新來(lái)過(guò)，但是，如果你遵循這些SaaS成本管理技巧，則可以避免在企業(yè)內(nèi)部觸發(fā)預(yù)算警報(bào)。

削減服務(wù)

首先要問(wèn)的最簡(jiǎn)單的問(wèn)題之一是：“我需要這項(xiàng)服務(wù)嗎?”

這聽(tīng)起來(lái)可能是奇怪的開(kāi)始。但是在危機(jī)中，人們會(huì)購(gòu)買(mǎi)或訂閱他們并不總是完全了解甚至不需要的東西。這類(lèi)似于我所謂的“健身房”示例。

你懷著良好的愿望加入健身房，但最后，你前往健身房的次數(shù)并沒(méi)有達(dá)到你的期望。那么為什么要繼續(xù)為此付費(fèi)呢?這種挑戰(zhàn)通常比技術(shù)挑戰(zhàn)更具政治意義，但這仍然是你需要進(jìn)行的對(duì)話。

請(qǐng)弄清楚有關(guān)服務(wù)是否在實(shí)際使用中，多少人在使用它。通常的情況是，當(dāng)云服務(wù)僅由少數(shù)人使用或?qū)I(yè)務(wù)成果影響很小時(shí)，則沒(méi)有必要為其支付高昂的代價(jià)。

整合云服務(wù)

很多企業(yè)擁有重疊的工具和服務(wù)，因此下一個(gè)SaaS成本管理技巧與潛在整合有關(guān)。如果你確定你真的需要云資源，則需要確定選擇哪個(gè)云服務(wù)。

這是使用SaaS云服務(wù)的主要問(wèn)題。這種難題的常見(jiàn)示例是視頻會(huì)議服務(wù)。Zoom、Skype、Google Meet、Amazon Chime、Cisco Webex和Microsoft Teams是最流行的基于SaaS的視頻會(huì)議應(yīng)用程序。這里的問(wèn)題不在于每項(xiàng)服務(wù)提供的功能或成本;問(wèn)題是你可能需要或已經(jīng)在企業(yè)中使用了哪些服務(wù)。HR部門(mén)希望使用Zoom，工程部門(mén)想要使用Teams，會(huì)計(jì)部門(mén)則希望用Google，這絕對(duì)是IT的噩夢(mèng)。

理想情況下，此決定將取決于研究、安全性和合規(guī)性需求、功能要求、導(dǎo)入/導(dǎo)出功能以及很多其他因素。實(shí)際上，你可能會(huì)使用已經(jīng)在使用并已部署的任何服務(wù)。

現(xiàn)在，選擇多種服務(wù)可能無(wú)法享受批量折扣，或失去標(biāo)準(zhǔn)化的機(jī)會(huì)，更不用提支持噩夢(mèng)。整合服務(wù)就像不可能完成的任務(wù)。如果你嘗試一次全部完成，那么你將面臨失敗，而且很有可能會(huì)以公開(kāi)的方式出現(xiàn)。沒(méi)有人想要讓用戶(hù)對(duì)IT感到生氣。

像我們前面的技巧一樣，云整合將需要溝通技巧。請(qǐng)花時(shí)間了解為什么人們使用特定的服務(wù)。與他們一起工作，以使他們接受切換到其他工具的想法。

這不是容易或快速的工作。我們很難讓人們放棄可能比他們現(xiàn)有的工具更好用的新工具，但要在這些情況下保持誠(chéng)實(shí)。請(qǐng)說(shuō)明費(fèi)用;沒(méi)有理由將其隱藏在僅IT預(yù)算中。人們會(huì)明白，過(guò)多的賬單會(huì)對(duì)公司和員工產(chǎn)生真正的影響。

盡管這并不好，而且需要時(shí)間，但在移除人們想要的服務(wù)時(shí)，這可避免IT被當(dāng)作“壞人”。這里不會(huì)把責(zé)任推卸給別人;IT只是簡(jiǎn)單地列出決策的影響，并與用戶(hù)一起了解該影響。

現(xiàn)在，云服務(wù)越多，這個(gè)目標(biāo)就越難實(shí)現(xiàn)。請(qǐng)尋找服務(wù)冠軍。這些人將成為引入新服務(wù)的重點(diǎn)。他們將使你從源頭開(kāi)始，并貫穿整個(gè)團(tuán)隊(duì)。

監(jiān)控服務(wù)

如果由于使用或部署而無(wú)法移除服務(wù)，則將重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到控制和監(jiān)視。

新工具和服務(wù)可能需要新的監(jiān)視工具和警報(bào)確保適當(dāng)?shù)姆?wù)水平。這些監(jiān)視服務(wù)可能需要付費(fèi)，不僅針對(duì)是工具，還針對(duì)不同系統(tǒng)上的代理。那可能不是你想聽(tīng)到的事情，但你不能忽視。這是生態(tài)系統(tǒng)的一部分，IT必須將其視為受支持的系統(tǒng)。

如果要讓管理層接受，請(qǐng)查看使用情況。如果可能，請(qǐng)使用該數(shù)據(jù)來(lái)支持你減少使用量的論據(jù)，從而最終降低成本。當(dāng)然，這也可能適得其反。如果所討論的云服務(wù)實(shí)際上正在使用中，則可以證明成本合理。那可能不是你想要的答案，但是至少你知道實(shí)情。

請(qǐng)記住，這些服務(wù)并非出于惡意目的而被不熟。這樣做是為了使人們可以繼續(xù)工作，IT和管理層應(yīng)該承認(rèn)這一點(diǎn)。同時(shí)，這些服務(wù)需要受到控制，你不能讓影子IT帶來(lái)負(fù)面影響。

但是你也不能忽略這些服務(wù)的積極影響或移除它們的潛在負(fù)面影響。 IT部門(mén)需要了解SaaS資源的方方面面，從最終用戶(hù)到管理人員再到運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)和服務(wù)臺(tái)，以及這兩者之間的所有人。每個(gè)人都參與此過(guò)程，IT部門(mén)既要成為流量警察又要成為外交官，才能找到最適合各方的理想中間立場(chǎng)。

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